化物所发〔2024〕125号

各研究室(部)、职能部门：

为进一步规范研究所公文处理工作，根据《党政机关公文处理工作条例》《中国科学院公文处理办法》等文件要求，制定《中国科学院大连化学物理研究所公文处理办法》。现印发给你们，请遵照执行。原《大连化物所公文处理办法》（化物所发〔2013〕61号）同时废止。

中国科学院大连化学物理研究所

2024年11月7日

中国科学院大连化学物理研究所

公文处理办法

第一章 总则

第一条 为进一步健全中国科学院大连化学物理研究所（以下简称为大连化物所）公文管理制度、加强公文处理工作，使之科学化、制度化、规范化，充分发挥公文效用，根据《党政机关公文处理工作条例》《中国科学院公文处理办法》等文件要求，制定本办法。

第二条 大连化物所公文包括纸质公文和电子公文，是大连化物所实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 办公室是大连化物所公文处理的管理机构，设文书管理员负责具体公文处理工作，并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第六条 大连化物所公文种类主要有：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员。

（二）通知。适用于发布、传达要求本单位周知或者执行的事项。

（三）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（四）报告。适用于向中国科学院等上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（五）请示。适用于向中国科学院等上级机关请求指示、批准。

（六）批复。适用于本单位党委答复下级党组织和群团组织的请示事项。

（七）函。适用于和院机关各部门或不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文形式

第七条 大连化物所公文形式主要有：

（一）所发文。凡属行政事项，以所名义行文。

（二）党委发文。凡属党务事项，以党委名义行文。

（三）纪委发文。凡属纪委事项，以纪委名义行文。

第四章 公文格式

第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文打印输出应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。内部公文应当标注“内部”。

密级和保密期限的标识应当采用下列形式：

在首页标明密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行,保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。具体的标识为“★”，“★”前标密级，“★”后标保密期限；不需要标明保密期限的（指绝密级事项保密期限为30年，机密级为20年，秘密级为10年的，可以不标明保密期限）标识分别为“绝密”“机密”“秘密”。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”“加急”。

（四）发文机关标志。由全称或者规范化简称加“文件”二字组成。所发文标志为“中国科学院大连化学物理研究所文件”；党委发文标志为“中共中国科学院大连化学物理研究所委员会文件”；纪委发文标志为“中共中国科学院大连化学物理研究所纪委文件”。

（五）发文字号。由本单位、党委、纪委代字，年份，发文顺序号组成。所发文为“化物所发〔年份〕XX号”、党委发文为“化物委发〔年份〕XX号”、纪委发文为“化物纪发〔年份〕XX号”、所发函为“化物发函字〔年份〕XX号”、党委发函为“化物委发函字〔年份〕XX号”。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理单位或部门，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署本单位、党委、纪委全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。成文日期为公文签发日期。

（十三）印章。所发文加盖所印章、党委发文加盖党委印章、纪委发文加盖纪委印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他单位或部门，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。大连化物所公文的印发部门均为办公室。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第五章 行文规则

第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十四条 向中国科学院等上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级部门。

（二）请示和报告工作，应当以本单位或本单位党委名义行文。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级机关负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级机关报送公文。

第十五条除办公室外，其他部门不得对外正式行文。

本单位向地方政府行文一般应以函的形式，特殊情况可根据地方政府相关规定处理。

第六章 公文拟制

第十六条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十七条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规、党的路线方针政策和中国科学院及大连化物所有关规定，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。如对原有规章制度进行调整或修订，应在颁布新的规章制度时对原有制度予以废止。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行。深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）公文中人名、地名、时间、数字、引文等应准确。时间应当写明具体的年、月、日。公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，均应使用阿拉伯数字。引用外文应当注明中文含义。公文中应当使用国家法定计量单位。

（六）使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

（七）公文结构层次原则上不超过四层，层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。

（八）对于公文中涉及其他部门的事项，起草部门应与相关部门达成一致意见并进行会签。涉及规章制度的公文，应由监督与审计处对相关风险进行审核会签，由法务室对其形式完整性和内容合法性进行审核会签。

第十八条公文文稿经拟稿部门审核、相关部门会签后，应由办公室文书管理员进行初核、办公室分管政务工作的副主任进行核稿，重点对行文理由、行文依据、文种、格式、数字和标点符号、是否完成会签等进行审核。

第十九条审核不通过的公文文稿，应由办公室退回起草部门，由起草部门修改后重新报送。

第二十条 经办公室审核通过的公文文稿，由所领导审核签发。凡以所名义制发的公文，经主管所领导审核后由所长签发；以党委名义制发的公文，经主管所领导审核后由党委书记签发；以纪委名义制发的公文，由纪委书记签发。

第七章 公文办理

第二十一条 公文办理包括收文办理，发文办理，公文的整理归档、撤销废止、移交清退等。

第二十二条 收文办理主要程序是：

（一）签收。办公室对收到的纸质公文应当逐件清点，核对无误后签字，并注明签收时间。

（二）登记。办公室对纸质公文的收文日期、来文单位、标题、文号、密级等主要信息进行详细记载。

（三）初审。文书管理员应当对收到的公文进行初审，重点审核是否应当由本单位办理。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要由办公室主任确定范围后分送。批办性公文应当由办公室主任提出拟办意见报相关所领导批示或者直接转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要，文书管理员应将公文及时送传阅对象阅知或者批示。对于纸质公文，一般情况下，多个阅件人之间不得横传。公文传阅过程中，文书管理员应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。文书管理员应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结，并通过有效的督办机制对重要公文的办理进展进行跟踪督促。

（七）答复。承办部门应当及时将公文的办理结果答复来文单位。

第二十三条 发文办理主要程序是：

（一）复核。对于已签发的公文，文书管理员应在公文印发前对其审批手续、文种、格式、附件完整性等进行复核。需作实质性修改的，拟稿人应当重新履行审核程序。

（二）登记。对复核后的公文，文书管理员应当确定发文字号、印发时间等并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕,拟稿人应当对公文的文字、格式等方面进行检查后分发，并根据工作需要进行公文内容宣贯。

第二十四条 需要归档的公文及有关材料，应当根据大连化物所档案管理的相关规定，及时收集齐全、整理归档。

第二十五条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位等根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十六条 涉密公文应按照大连化物所国家秘密定密（文后链接1）和国家秘密载体（文后链接2）的相关规定进行管理。

第八章 附则

第二十七条 本办法由办公室负责解释，自印发之日起施行。原《大连化物所公文处理办法》（化物所发〔2013〕61号）同时废止。

链接1：《大连化物所国家秘密定密管理规定》（需在所内网络环境下打开）

链接2：《大连化物所国家秘密载体管理规定》（需在所内网络环境下打开）