化物所发〔2023〕171号

第一章  总则

第一条  为进一步规范我所科研仪器设备管理，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规规定，并按照《中国科学院事业单位政府采购管理办法（暂行）》、《中国科学院事业单位国有资产管理办法》、《中国科学院事业单位固定资产管理办法》、《中国科学院事业单位国有资产处置管理办法》等制度要求，结合我所实际制定本办法。

第二条  本办法所称科研仪器设备是指直接用于科研工作的设备，包括单件或成套科研仪器设备；构成大科学装置、科研仪器设备研制、科研仪器设备升级改造项目不可缺少组成部分的部件；使用大科学装置及科研仪器设备过程中更换的部件等。

第二章  管理职责

第三条  综合管理处负责全所科研仪器设备采购和处置归口管理，包括科研仪器设备采购过程的合法性和合规性审核以及定期盘点和处置。

第四条  科研管理部门（包括科技处、高技术处、科技合作处，下同）负责对所采购科研仪器设备在科研项目中的必要性、相关性和合理性进行审核，负责对科研仪器设备在我所园区以外（以下简称“异地”）存放使用的必要性、相关性和合理性进行审核。

第五条  法务室负责合同金额1000万元（含）人民币以上科研仪器设备采购合同的法律审核。

第六条  质量办公室负责组织我所质量体系认证范围内的合格供方的评定工作，建立和维护《合格供方名录》。但纳入政府采购范围的，不应以《合格供方名录》作为入选资格。

第七条  使用部门负责本部门科研仪器设备的具体管理，应配备具有相关专业知识、责任心强的固定资产管理员负责科研仪器设备的管理工作。

第八条  综合管理处、财务处及使用部门定期对科研仪器设备进行核对，做到账账、账卡、账物相符。

第三章  采购管理

第九条  科研仪器设备采购流程包括：采购申请、确定采购组织形式、选择采购方式、合同审批、合同付款、组织验收、报销。

第十条  科研仪器设备采购按照资金额度不同实行分类管理，分类标准如下：

（一）A类：单价或批量1万元（不含）人民币以下的；

（二）B类：单价或批量1万元（含）-5万元（不含）人民币的；

（三）C类：单价或批量5万元（含）-50万元（不含）人民币的；

（四）D类：单价或批量50万元（含）-100万元（不含）人民币的；

（五）E类：单价或批量100万元（含）人民币以上的。

第十一条  小额采购管理

A类科研仪器设备采购为小额采购，由各使用部门负责执行，综合管理处负责监督管理。

小额采购必须做到采购前申请，经使用部门负责人审批后方可采购。使用部门可根据实际情况建立分级审批授权制度，形成授权证明文件。采购申请可以采用邮件、纸质版采购申请审批表、信息化系统等方式。采购时应做到三家比价，选择同质价低的供应商，并对选择的供应商资质和信誉进行审核。

第十二条  政府采购

（一）使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内或者单价／批量达到100万元（含）人民币以上的科研仪器设备均纳入政府采购管理。

（二）执行政府采购前，需要编报政府采购预算。

（三）政府采购应当按照已批复的政府采购计划执行，不得擅自变更采购标的、方式和预算金额。

（四）政府采购分为三种组织形式，分别为政府集中采购、部门集中采购及单位分散采购。

1.纳入政府集中采购目录中的项目，应当按照国家集采中心有关规定开展采购任务。科研仪器设备可不实行政府集中采购。

2.纳入部门集中采购目录中的项目，应当按照中国科学院有关规定开展采购任务。

3.100-200万（不含）的分散采购项目，可采用公开招标、邀请招标、单一来源、竞争性谈判、竞争性磋商、询价等采购方式。确需采用单一来源采购方式的，应当按照院级变更政府采购方式的有关规定组织单位内部会商和公示。

4.200万（含）以上的分散采购项目，必须采用公开招标的采购方式。确需采用其他方式采购的，应按照《中国科学院事业单位变更政府采购方式审批管理办法》报财政部审批。

（五）政府采购应当优先采购本国产品和中小企业产品。确需采购进口产品的，应按照《中国科学院事业单位政府采购进口产品管理办法》实行审核备案管理。

（六）采购人应当自政府采购合同签订之日起2个工作日内，将政府采购合同发给综合管理处在指定媒体上公告，但政府采购合同涉及国家秘密、商业秘密的内容除外。

第十三条  涉密政府采购

因采购对象、渠道、用途等涉及国家秘密，需要在采购过程中控制知悉范围，并采取保密措施的采购活动，经定密责任人审定后，按照业务部门相关要求执行。

第十四条  采购申请

B、C、D、E类仪器设备采购均需所内事前申请。射线装置、特种设备、电加热设备温度控制系统及大功率和超重超大设备等（附件1）采购应经综合管理处审核。

第十五条  确定采购组织形式并选择采购方式

（一）A、B、C、D类仪器设备采购的组织形式为自行采购，由使用部门成立采购小组进行采购。一般采用竞争性谈判、竞争性磋商和询价等方式。采购过程应形成书面记录，由采购小组填写《科研仪器设备采购记录单》（附件2）。

鼓励使用中央政府采购网执行采购。通过中央政府采购网采购货物可免提供三家比价记录及采购记录单，将《中央国家机关政府采购电子卖场采购合同》、《中央国家机关政府集中采购电子验收单》作为采购过程材料。

如采购办公设备用于科研工作，可不执行政府采购，不需在中央预算单位政府集中采购目录中选取。

（二）E类仪器设备纳入政府采购范围，执行政府采购要求，由综合管理处委托有资质的采购代理机构进行采购。

第十六条  单一来源采购要求

（一）如所采用仪器设备有以下情形之一，可以申请采用单一来源方式采购：

1.只能从唯一供应商处采购的；

2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

（二）如采用单一来源方式采购，使用部门须对采购项目进行充分的市场调研，对采购项目的必要性、只能从唯一供应商处采购的理由进行论证。

（三）B、C、D类仪器设备，使用部门应在采购前将论证理由提交综合管理处备案；E类仪器设备按照政府采购要求执行。

第十七条  应急采购

采购中若涉及科研急需的设备和耗材，可采用公开招标以外的采购方式，特事特办，缩短采购周期。若涉及独家代理或生产的、非标的仪器设备，可按程序采取单一来源采购等方式增强采购灵活性和便利性。

第十八条  合同审批

B、C、D、E类仪器设备采购必须签订合同，合同应当采用书面形式执行线上审批。涉及商业秘密或国家秘密的采购项目，可由使用部门提供书面说明，经科研管理部门审核，报综合管理处备案后执行线下审批。B类仪器设备采购合同由使用部门负责人审批，C类仪器设备采购合同由使用部门、科研管理部门审核后，由综合管理处审批，D类仪器设备采购合同经使用部门、职能部门审核后报主管所领导审批，E类仪器设备采购合同经使用部门、职能部门审核后报主管所领导和所长审批。

第十九条  供应商审核

（一）供应商应为在中华人民共和国境内依法注册的，能独立承担民事责任，具有履行合同能力和良好的履行合同的记录，具有良好资金、财务状况的经济实体；供应商不得为列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单的供应商，且不得在过去三年中有重大的质量、信誉及违法记录等问题。

（二）进口产品如最终成交商为国内报价商，应审核国内供应商资质；如最终成交商为国外报价商，应审核代理公司，及代理公司提供的国外公司注册证明。

（三）单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加同一合同项下的采购活动。

（四）供应商属关联方的，使用部门还应按照《大连化物所经济活动关联业务管理实施细则》规定执行审批。

第二十条  综合管理处负责监督仪器设备采购合同的执行，对B、C、D、E类仪器设备的合同进行公示。有特殊原因不能公示的，由使用部门提供书面说明经科研管理部门审核后报综合管理处备案。

第二十一条  组织验收

（一）仪器设备到货后应及时组织开箱验收和技术验收。

（二）科研仪器设备先由使用部门组织开箱验收。开箱验收完成后，A、B、C、D类仪器设备由使用部门成立验收小组进行技术验收。E类仪器设备由综合管理处和使用部门共同成立验收小组进行技术验收。

B、C、D、E类仪器设备验收应形成书面验收报告（附件3)，其中C、D、E类仪器设备需形成仪器设备维修保养计划，上述材料需作为附件上传至验收系统中。

（三）开箱验收主要包括：包装箱外观检查、箱内检查、按照合同或技术协议对箱内货物进行数量清点和外观检查，登记仪器设备规格型号。科研仪器设备在开箱验收过程中，使用部门需拍摄现场照片或视频上传至验收系统中。

（四）技术验收要严格按合同或说明书对仪器设备的功能、指标逐项验收，并保证结果的重复性和稳定性。如发现问题，验收小组应及时记录存在的问题并形成备忘录，由合同双方代表签字确认，按照合同约定或双方协商解决。

（五）异地仪器设备返回我所时，由使用部门组织验收，其中E类仪器设备由综合管理处组织验收，填写《异地仪器设备归还验收单》（附件4），经审核后备案。

第二十二条  使用年限在一年以上，通用设备单位价值在1000元以上、专用设备单位价值在1500元以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产原则上应按要求办理入库手续，并纳入固定资产管理。未达到固定资产入账标准的，使用部门应根据相关要求自行管理。

第二十三条  使用部门应严格按照合同约定办理付款。仪器设备通过验收后，使用部门要及时办理报销或核销。财务单据按照财务管理规定逐级审核。

第二十四条  承担国家重大装备自主研制项目、中国科学院科研仪器设备研制项目等各类设备研制项目，以及非研制类科研项目但编制研制设备费预算、最终形成所有权归属项目承担单位且符合固定资产标准的实验装置、仪器或样机，均应在项目通过结题验收后，纳入固定资产管理。课题负责人应及时与科研管理部门、财务处根据验收结果共同编制《研制设备入账清单》，按相关制度要求编制《研制设备辅助备查账》及《辅助设备明细表》（附件5）。财务处依据《研制设备入账清单》办理资产入账。

研制过程中购置的用于加工、测试和测量等方面，最终不构成研制设备组成部分的辅助设备，且达到固定资产标准的，按单台仪器设备管理。

第二十五条  仪器设备档案应按照我所《科研仪器设备档案建档规范》要求进行归档。没有归档要求的设备档案，由使用部门负责收集整理并保管。

第四章  使用管理

第二十六条  使用部门指定专人负责本部门科研仪器设备管理，定期清查。仪器设备应落实到人，使用人员离职、岗位变更时，应及时办理交接手续。资产责任人对科研仪器设备安全完整和合规使用承担直接责任。

第二十七条  使用部门对科研仪器设备安全完整和合规使用承担主体责任，要保证科研仪器设备完好，减少非正常损失，条件允许的要进行所内外共享使用，充分发挥其使用效益。

第二十八条  实行责任赔偿及追责制度，因个人责任造成科研仪器设备损失的，按照不低于科研仪器设备净值赔偿；因个人责任造成科研仪器设备损坏的，按照维修成本赔偿，并按照《中国科学院事业单位国有资产管理办法》、《中国科学院事业单位固定资产管理办法》、《中国科学院事业单位国有资产处置管理办法》相关规定追究当事人责任。

第二十九条  办理免税的进口仪器设备，在海关监管年限内，使用部门不得擅自将仪器设备转让、抵押、质押、移作他用或者进行其他处置。

第三十条科研仪器设备在我所不同园区之间搬迁的，需由使用部门审批，填写物品出门凭证，报综合管理处备案。

第三十一条  科研仪器设备在异地存放的，应遵循先审批、后存放的原则，按程序履行申报审批手续。科研仪器设备购置到货直接存放在异地的，采购前必须提出申请，审批通过后方可进行采购。由原所内存放地点变动至异地的，应事先提出申请，审批通过后才可搬离。异地设备原则上不进行异地存放地间的变更，确需异地间变更的，应重新履行审批手续，审批同意后方可进行异地存放地间的变更。

第三十二条  仪器设备申请异地存放时，使用部门应填写《仪器设备异地存放申请表》（附件6）。D、E类仪器设备申请异地存放的，使用部门需成立专家小组对异地存放必要性和风险性进行论证；系科研合作的应附相关合同（协议）或所外场地租赁合同等有效证明材料。

第三十三条  A、B、C类仪器设备异地存放申请经使用部门、科研管理部门审批后，由综合管理处备案；D类仪器设备异地存放申请经使用部门、科研管理部门审核后报业务主管所领导审批，由综合管理处备案；E类仪器设备异地存放申请经使用部门、科研管理部门审核后报业务主管所领导和所长审批，由综合管理处备案。

第三十四条  异地仪器设备使用仅限于开展与我所科研相关的活动。不得改变其审批用途，不得公物私用，严禁从事营利性经营活动。异地仪器设备存放严格执行利益回避制度。存在关联业务关系的，应按关联业务管理有关规定履行审批手续。

第三十五条  异地仪器设备存放期满后，应及时返还我所存放。需要延期存放的，应重新履行异地存放审批手续。

第三十六条  因工作需要，资产责任人随身携带使用的笔记本电脑、平板电脑、移动存储等便携式设备，可不作为异地设备申报。但需定期带回原登记存放地点，接受资产清查盘点。

第三十七条  仪器设备可由综合管理处组织所内有偿调剂。所内调剂范围包括两种情况：（一）研究组调整造成的闲置仪器设备；（二）研究组长期不使用的闲置仪器设备。

第三十八条  属于第三十七条第（一）种情况的，根据研究组调整决议，由综合管理处对该组资产实施封存，依据资产台账盘点确认。

拟调剂资产在所内公示，公示期为10个工作日。有需求的使用部门根据所需仪器设备情况进行报价，报价最高者获得使用权。无转让需求的仪器设备可进行无偿调剂，无偿调剂后仍无转让需求的仪器设备由综合管理处按报废处置。

第三十九条  属于第三十七条第（二）种情况的，由使用部门填写《固定资产调剂申请表》（附件7）提出申请，经综合管理处审核后按上款规定执行。50万以上设备还须经科技处对仪器设备使用情况进行确认。

第四十条  仪器设备所内有偿调剂完成后，受让方要及时办理内部转账及资产移交手续。

第五章  处置管理

第四十一条  本办法所称处置，是指我所对占有、使用的仪器设备进行产权转让或者注销产权的行为。仪器设备的处置应遵循公开、公正、公平的原则，严格履行审批手续，使用部门未经批准不得擅自处置。

第四十二条  我所仪器设备处置的审批权限：单位价值或批量价值（账面原值，下同）800万元以下仪器设备的无偿划转、对外捐赠、转让、置换、报废、损失核销等。

超过上述审批权限的仪器设备处置按照《中国科学院事业单位固定资产管理办法》、《中国科学院事业单位国有资产处置管理办法》相关规定执行。

第四十三条  报废处置程序如下：

（一）使用部门必须保证设备的安全、完整。使用部门资产管理员提交仪器设备处置申请，经使用部门负责人审核后提交至综合管理处，综合管理处对仪器设备折旧年限、净值、处置方式等内容进行审核。

（二）仪器设备原则上应达到规定的最低使用年限，达到规定的最低使用年限，仍然可以使用的资产，应继续使用。

（三）未达到最低使用年限，但确需报废的仪器设备，以及单台／套原值100万元（含）人民币以上的拟报废仪器设备，需由使用部门组织鉴定小组鉴定后出具《资产处置专家鉴定意见》（附件8），由综合管理处审核。

（四）使用部门应配合综合管理处完成清运工作，提前告知可能存在的安全隐患。使用部门负责落实报废资产处置前设备内安全风险排查，确保设备搬运中无化学品、气体、泵油等泄漏。

（五）放射性、压力容器类仪器设备报废由综合管理处按规定联系相关部门处置。列入涉密台账的仪器设备由安全保密处、网络信息技术中心按保密规定处置。属于军工关键设备的，由高技术处审批后按相关规定处置。

（六）综合管理处委托具有相关资质的公司，定期对报废资产进行评估拍卖。报废处置所获得收入，扣除相关评估费、拍卖佣金等费用后及时全额上缴国库。

第四十四条  无偿划转、对外捐赠、转让、置换、损失核销按照《中国科学院事业单位固有资产管理办法》、《中国科学院事业单位国有资产处置管理办法》相关规定执行。

第四十五条  异地仪器设备原则上应返回我所园区进行处置。确因特殊原因不能返回的，可按有关规定实施异地处置。

第六章 监督检查

第四十六条  仪器设备采购、使用（含异地使用）和处置工作接受监督与审计处和全所职工的监督。任何部门和个人对采购、使用（含异地使用）和处置活动中的违法违规行为，有权向监督与审计处检举和反映情况。

第四十七条  各相关人员必须严守纪律、严格执行规定程序和制度，主动接受有关部门的监督检查。对于在采购、使用（含异地使用）和处置活动中的违规违纪行为，我所将根据有关规定追究其责任，构成违法犯罪的，移送国家有关部门处理。

第七章 附则

第四十八条  质量体系认证范围内的科研仪器设备采购管理还须执行质量体系要求的相关规定。

第四十九条  国防固定资产投资项目的科研仪器设备采购管理按照高技术处的相关规定执行。

第五十条  本办法由综合管理处负责解释。

第五十一条  本办法自印发之日起施行。原《中国科学院大连化学物理研究所科研仪器设备管理办法》（化物所发〔2023〕113号）同时废止。

附件1：特种设备目录

附件2：科研仪器设备采购记录单

附件3：仪器设备技术验收单

附件4：异地仪器设备归还验收单

附件5-1：研制设备入账清单

附件5-2：研制设备辅助备查账

附件5-3：辅助设备明细表

附件6：仪器设备异地存放申请表

附件7：固定资产调剂申请表

附件8：资产处置鉴定意见

 

 

 

中国科学院大连化学物理研究所
2023年12月23日